Logiss.ru

Ваша компьютерная помощь
12 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как происходит правильное подключение внешних данных в Excel

Excel — Подключение и получение данных с SQL сервера

Мало пользователей, да и начинающих программистов, которые знают о возможности Excel подключаться к внешним источникам, и в частности к SQL серверу, для загрузки данных из этих источников. Эта возможность достаточно полезна, поэтому сегодня мы займемся ее рассмотрением.

Функционал Excel получения данных из внешних источников значительно упростит выгрузку данных с SQL сервера, так как Вам не придется просить об этом программиста, к тому же данные попадают сразу в Excel. Для этого достаточно один раз настроить подключение и в случае необходимости получать данные в Excel из любых таблиц и представлений Views, из базы настроенной в источнике, естественно таких источников может быть много, например, если у Вас несколько баз данных.

Задача для получения данных в Excel

И для того чтобы более понятно рассмотреть данную возможность, мы это будем делать как обычно на примере. Другими словами допустим, что нам надо выгрузить данные, одной таблицы, из базы SQL сервера, средствами Excel, т.е. без помощи вспомогательных инструментов, таких как Management Studio SQL сервера.

Примечание! Все действия мы будем делать, используя Excel 2010. SQL сервер у нас будет MS Sql 2008.

И для начала разберем исходные данные, допустим, есть база test, а в ней таблица test_table, данные которой нам нужно получить, для примера будут следующими:

Скриншот 1

Эти данные располагаются в таблице test_table базы test, их я получил с помощью простого SQL запроса select, который я выполнил в окне запросов Management Studio. И если Вы программист SQL сервера, то Вы можете выгрузить эти данные в Excel путем простого копирования (данные не большие), или используя средство импорта и экспорта MS Sql 2008. Но сейчас речь идет о том, чтобы простые пользователи могли выгружать эти данные.

Заметка! Если Вас интересует SQL и T-SQL, рекомендую посмотреть мои видеокурсы по T-SQL, с помощью которых Вы «с нуля» научитесь работать с SQL и программировать с использованием языка T-SQL в Microsoft SQL Server.

Настройка Excel для получения данных с SQL сервера

Настройка, делается достаточно просто, но требует определенных навыков и консультации администратора SQL сервера. Вы, конечно, можете попросить программиста настроить Excel на работу или сделать это сами, просто спросив пару пунктов, а каких мы сейчас узнаем.

И первое что нам нужно сделать, это конечно открыть Excel 2010. Затем перейти на вкладку «Данные» и нажать на кнопку «Из других источников» и выбрать «С сервера SQL Server»

Скриншот 2

Скриншот 3

Затем у Вас откроется окно «Мастер подключения данных» в котором Вам необходимо, указать на каком сервере располагается база данных и вариант проверки подлинности. Вот именно это Вам придется узнать у администратора баз данных, а если Вы и есть администратор, то заполняйте поля и жмите «Далее».

Скриншот 4

  • Имя сервера – это адрес Вашего сервера, здесь можно указывать как ip адрес так и DNS имя, в моем случае сервер расположен на этом же компьютере поэтому я и указал localhost;
  • Учетные данные – т.е. это логин и пароль подключения к серверу, здесь возможно два варианта, первый это когда в сети Вашей организации развернута Active directory (Служба каталогов или домен), то в этом случае можно указать, что использовать те данные, под которыми Вы загрузили компьютер, т.е. доступы доменной учетки, и в этом случае никаких паролей здесь вводить не надо, единственное замечание что и на MSSql сервере должна стоять такая настройка по проверки подлинности. У меня именно так и настроено, поэтому я и выбрал этот пункт. А второй вариант, это когда администратор сам заводит учетные данные на SQL сервере и выдает их Вам, и в этом случае он должен их Вам предоставить.
Читайте так же:
Скачать Windows Privacy Tweaker бесплатно на компьютер

Далее необходимо выбрать базу, к которой подключаться, в нашем примере это база test. Также это подключение можно настроить сразу на работу с определенной таблицей или представлением, список таблиц и представлений у Вас будет отображен, давайте мы сделаем именно так и настроем подключение сразу на нашу таблицу test_table. Если Вы не хотите этого, а хотите чтобы Вы подключались к базе и потом выбирали нужную таблицу, то не ставьте галочку напротив пункта «Подключаться к определенной таблице», а как я уже сказал, мы поставим эту галочку и жмем «Далее».

Скриншот 5

В следующем окне нам предложат задать имя файла подключения, название и описание, я например, написал вот так:

Скриншот 6

После того как Вы нажмете «Готово» у Вас откроется окно импорта этих данных, где можно указать в какие ячейки копировать данные, я например, по стандарту выгружу данные, начиная с первой ячейки, и жмем «ОК»:

Скриншот 7

В итоге у меня загрузятся из базы вот такие данные:

Скриншот 8

Т.е. в точности как в базе. Теперь когда, например, изменились данные в этой таблице, и Вы хотите выгрузить их повторно Вам не нужно повторять все заново, достаточно в excel перейти на вкладку «Данные» нажать кнопку «Существующие подключения» и выбрать соответствующее, т.е. то которое Вы только что создали.

Скриншот 9

Вот собственно и все, как мне кажется все достаточно просто.

Таким способом получать данные в Excel из базы SQL сервера очень удобно и главное быстро, надеюсь, Вам пригодятся эти знания полученные в сегодняшнем уроке. Удачи!

Глава 8. Работа с внешними данными в Таблицах Excel

Это продолжение перевода книги Зак Барресс и Кевин Джонс. Таблицы Excel: Полное руководство для создания, использования и автоматизации списков и таблиц (Excel Tables: A Complete Guide for Creating, Using and Automating Lists and Tables by Zack Barresse and Kevin Jones. Published by: Holy Macro! Books. First printing: July 2014. – 161 p.). Получение и хранение огромного количества данных стало важной частью современного бизнес-ландшафта, и анализ таких данных становится все более сложным. Чтобы справиться с этой тенденцией, Microsoft продолжает добавлять в Excel средства обработки запросов и анализа данных.

Последнее дополнение – это набор инструментов BI (business intelligence). Эти инструменты дают возможность представить данные с помощью традиционных инструментов, таких как Таблицы, сводные таблицы и диаграммы, чтобы эффективно рассказать историю. До сих пор мы изучали роль Таблиц в рабочей книге. В этой главе рассматривается, как Excel использует Таблицы для обработки внешних данных.

Ris. 8.1. Gruppa Poluchit i preobrazovat dannye vkladki Dannye

Рис. 8.1. Группа Получить и преобразовать данные вкладки Данные

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel

Подключение к внешним данным

Вы можете получить доступ к внешним источникам через вкладку Данные, группу Получить и преобразовать данные (рис. 8.1). Подключения к данным хранятся вместе с книгой, и вы можете просмотреть их, выбрав пункт Данные –> Запросы и подключения.

Подключение к данным может быть отключено на вашем компьютере. Для подключения данных пройдите по меню Файл –> Параметры –> Центр управления безопасностью –> Параметры центра управления безопасностью –> Внешнее содержимое. Установите переключатель на одну из опций: включить все подключения к данным (не рекомендуется) или запрос на подключение к данным.

Ris. 8.2. Nastrojka dostupa k vneshnim dannym

Рис. 8.2. Настройка доступа к внешним данным; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке

Подробнее о подключении к внешним источникам данных см. Кен Пульс и Мигель Эскобар. Язык М для Power Query. При использовании таблиц, подключенных к данным можно переставлять и удалять столбцы, не изменяя запрос. Excel продолжает сопоставлять запрошенные данные с правильными столбцами. Однако ширина столбцов обычно автоматически устанавливается при обновлении. Чтобы запретить Excel автоматически устанавливать ширину столбцов Таблицы при обновлении, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте Таблицы и пройдите по меню Конструктор –> Данные из внешней таблицы –> Свойства, а затем снимите флажок Задать ширину столбца.

Ris. 8.3. Svojstva Tablitsy podklyuchennoj k vneshnim dannym

Рис. 8.3. Свойства Таблицы, подключенной к внешним данным

Читайте так же:
Как открыть Монитор ресурсов в Windows 7

Подключение к базе данных

Для подключения к базе данных SQL Server выберите Данные –> Получить данные –> Из базы данных –> Из базы данных SQL Server. Появится мастер подключения к данным, предлагающий элементы управления для указания имени сервера и типа входа, который будет использоваться для открытия соединения. Обратитесь к своему администратору SQL Server или ИТ-администратору, чтобы узнать, как ввести учетные данные для входа.

Ris. 8.4. Podklyuchenie k baze dannyh SQL Server

Рис. 8.4. Подключение к базе данных SQL Server

При импорте данных в книгу Excel их можно загрузить в модель данных, предоставив доступ к ним другим инструментам анализа, таким как Power Pivot.

Существует много различных типов доступных источников данных, и иногда шаблоны соединений по умолчанию, представленные Excel, не работают. Посетите сайт https://www.connectionstrings.com/. Там есть много примеров строк подключения, статьи и форум вопросов и ответов.

Имя Таблицы

Excel импортирует каждую выбранную таблицу базы данных в новую Таблицу Excel на новом листе в активной книге. Он создает имена Таблиц в формате Table_Name, где Name – это имя таблицы базы данных или представления в базе данных SQL Server. При импорте одной таблицы имя таблицы будет Table_ServerName_ DatabaseName_TableName, где ServerName – имя сервера, DatabaseName – имя базы данных, а TableName – имя импортируемой таблицы.

Работа с текстовыми файлами

Текстовые файлы обычно представлены в виде CSV-файла (значения, разделенные запятыми), txt-файла (с разделителями табуляции) или PRN-файла (с фиксированными полями или пробелами). Excel по-прежнему создает подключение к данным при импорте текстовых файлов, но не помещает данные в Таблицу. Это связано с отсутствием информации о данных, содержащихся в текстовом файле. Базы данных имеют определенные правила, такие как уникальные имена полей/столбцов, в то время как текстовые файлы не связаны этими правилами. Excel загружает текстовые данные в запрос; Excel не пытается принудительно поместить данные в Таблицу или другой структурированный формат.

Подключение к текстовому файлу

Чтобы выбрать текстовый файл для импорта, пройдите по меню Данные –> Получить и преобразовать данные –> Из текстового/CSV-файла. Форматы файлов по умолчанию – PRN, TXT и CSV. После выбора файла Excel открывает диалоговое окно:

Ris. 8.5. Okno importa tekstovogo fajla

Текст файл был подготовлен авторами книги в англо-американской традиции, поэтому перед размещением данных в книге Excel, их нужно доработать. Кликните кнопку Преобразовать данные, и измените формат столбцов OrderDate, Cost и Total используя локаль (подробнее см. Изменение настроек Power Query, действующих по умолчанию).

Читайте так же:
ТОП 3 способа, как восстановить замороженную страницу ВК

Ris. 8.6. Dannye posle preobrazovaniya v redaktore Power Query

Рис. 8.6. Данные после преобразования в редакторе Power Query

Теперь данные можно поместить на лист Excel. Кликните Закрыть и загрузить. Excel по умолчанию поместит данные в Таблицу:

Ris. 8.7. Obrabotannye dannye iz tekstovogo fajla v Tablitse Excel

Рис. 8.7. Обработанные данные из текстового файла в Таблице Excel

Чтобы обновить подключение к текстовому файлу, необходимо обновить запрос.

Работа с данными из Azure Marketplace

Azure Marketplace является хранилищем данных и приложений анализа данных. Это облачная инфраструктура и платформа, которая используется для создания, развертывания и управления облачными службами. Данные, доступные в Azure Marketplace, можно экспортировать в текстовые файлы, поместить в модель данных Power Pivot или непосредственно в Таблицу. Если запрашиваемый набор записей превышает 1 млн, его придется импортировать в модель данных, которая поддерживает неограниченное число строк.

Для подключения к Azure Marketplace из Excel требуется URL-адрес данных и ключ учетной записи. На домашней странице Azure Marketplace щелкните ссылку Databases. Появится страница со списком наборов данных; некоторые из них бесплатны, а некоторые доступны за плату. Выберите один из бесплатных источников данных. Пройдите регистрацию. После подключения к набору данных Azure Marketplace это соединение становится таким же, как и любое другое, и его можно обновить, чтобы работать с самыми последними данными. Имейте в виду, что каждое соединение считается трансакцией.

Подключение внешних данных в Excel

Представьте ситуацию. Нужно в таблице Excel использовать постоянно изменяющие данные. Например, текущие курсы валют. Такая информация публикуется на сайтах. Как это сделать? Рассмотрим, как происходит подключение внешних данных в Excel.

Как это работает

Инструменты для импорта расположены во вкладке меню «Данные».
Если подключение отключено, перейдите:
Далее:
На вкладке «Центр управления» перейдите:

Подключаем внешние данные из интернет

В Excel 2013 и более поздних версиях, по умолчанию для импорта информации из внешних источников используется надстройка Power Query. Как это работает? Перейдите:
Пропишите адрес сайта, с которого импортируются данные:
Выберите что отобразится, нажмите кнопку «Загрузить».
Информация подгрузится в лист Excel. Работайте с ними как с простым документом: используйте формулы графики, сводные таблицы.
Для обновления нажмите ПКМ по таблице:
Или:

Импорт внешних данных Excel 2010

Перейдите:
В новом окне пропишите адрес сайта. Получите информацию из областей страницы, где проставлены желтые ярлыки. Отметьте их мышкой, нажмите «Импорт».
Отметьте пункт «Обновление». Тогда внешняя информация обновится автоматически.

Отличите нового и старого мастера импорта

Преимущества Power Query:

  1. Поддерживается работа с большим числом страниц;
  2. Промежуточная обработка информации перед загрузкой на лист;
  3. Информация импортируется быстрее.

Импорт текстовых данных

Информация находится в файлах расширения «CSV» (данные разделены запятыми) или «TXT». Перейдите:
Выберите файл. Откроется окно:
Нажмите «Преобразовать» для редактирования». Данные отобразятся в редакторе.
Для переноса на лист нажмите «Загрузить».

Подключение к базе данных

Перейдите:
Появится мастер подключений. Пропишите имя сервера, тип входа. При импорте используйте инструмент анализа Power Pilot. Применяется для работы с большими объемами информации, бизнес аналитикой, связанными таблицами.

Работа с Azure Marketplace

Это хранилище информации и приложений для анализа. Используется для работы и управления облачными службами. Данные экспортируются в текстовые файлы, Power Pilot или таблицы.
Для подключения нужен URL-адрес и ключ учетной записи. На домашней странице Azure нажмите по ссылке Databases . Откроется список. Выберите бесплатный источник. Зарегистрируйтесь, нажав кнопку «Get it now».

Вывод

Мы рассмотрели, как происходит работа с внешними данными в Excel. Используйте рассмотренные способы. Сделайте работу с табличным редактором удобнее.

Читайте так же:
Как обновить кодеки на Windows 7

Как происходит правильное подключение внешних данных в Excel

Основное преимущество подключения к внешним данным — возможность периодического анализа этих данных в Microsoft Office Excel без многократного копирования данных, что может привести к длительным расходам и ошибкам. После подключения к внешним данным также можно автоматически обновлять (обновлять) книги Excel из исходного источника данных каждый раз, когда источник данных обновляется с новой информацией.

Важно: Подключение к внешним данным может быть отключено на компьютере. Для подключения к данным при открытом книге необходимо включить подключения к данным с помощью панели центра управления доверием. Дополнительные сведения см. в документах Добавление,удаление и просмотр надежного издателя, Надежные документы и Просмотр параметров в центре управления Microsoft Office управления.

Чтобы открыть диалоговое окно Существующие подключения, выберите Данные > существующие подключения. Вы можете отобразить все доступные подключения и Excel таблицыв книге. Вы можете открыть подключение или таблицу из списка, а затем в диалоговом окне Импорт данных выбрать, как вы хотите импортировать данные.

Диалоговое окно "Существующие подключения" в Excel отображает список источников данных, которые используются в книге в данный момент.

Примечание: Вы также можете открыть диалоговое окно Существующие подключения в диалоговом окне Изменение источника данных в pivotTable. Дополнительные сведения об изменении источника данных для pivotttable см. в этой ссылке.

В списке Показать сделайте одно из следующих:

Все Чтобы отобразить все подключения, выберите все подключения. По умолчанию этот флажок установлен.

Книга Чтобы отобразить только недавно использованный список подключений, щелкните Подключения в этой книге.

Этот список создается с использованием уже определенных подключений, созданных с помощью диалогового окна Выбор источника данных мастера подключения к данным или ранее выбранных в качестве подключения в этом диалоговом окне.

Компьютер Чтобы отобразить только подключения, доступные на компьютере, выберите Файлы подключения на этом компьютере.

Этот список создается из папки Мои источники данных, которая обычно хранится в папке Мои документы на компьютере.

Сеть Чтобы отобразить только те подключения, которые доступны из файла подключения, доступного в сети,выберите Файлы подключения в сети . Этот список создается из библиотеки Excel подключения к данным (DCL) на сайте Microsoft SharePoint Services. DCL — это библиотека документов на сайте SharePoint Services, которая содержит коллекцию Office файлов подключения к данным (ODC). Как правило, DCL настраивается администратором сайта, который также может настроить SharePoint для отображения ODC-файлов из этого центра в диалоговом окне Внешние подключения. Дополнительные сведения см. в SharePoint Services центре администрирования.

Выберите нужное подключение и выберите открыть. Появится диалоговое окно Импорт данных.

Выберите, как вы хотите импортировать данные, а затем выберите ОК. Чтобы получить дополнительные сведения об использовании этого диалогового окна, выберите знак вопроса (?).

Совет: Если нужное подключение не видно, можно создать подключение. Нажмите кнопку Обзордля получения дополнительных данных, а затем в диалоговом окне Выбор источника данных нажмите кнопку Новый источник, чтобы запустить мастер подключения к данным, чтобы выбрать источник данных, к который вы хотите подключиться.

Примечание: Если выбрать подключение из категорий Файлы подключения в сети или Файлы подключений на этом компьютере, файл подключения будет скопирован в книгу как новое подключение к книге и будет использоваться в качестве новых сведений о подсети.

В списке Показать сделайте одно из следующих:

Все Чтобы отобразить все подключения, щелкните Таблицы книги. По умолчанию этот флажок установлен.

Connections Чтобы отобразить таблицы, определенные только подключением, выберите Таблицы подключений.

Этот список создается с использованием уже определенных подключений, созданных с помощью диалогового окна Выбор источника данных мастера подключения к данным или ранее выбранных в качестве подключения в этом диалоговом окне.

Читайте так же:
Восстановление флешки Kingston: 6 простых способов

Книга Чтобы отобразить таблицу в книге, выберите таблицы книги.

Выберите нужное подключение и выберите открыть. Появится диалоговое окно Импорт данных.

Выберите, как вы хотите импортировать данные, а затем выберите ОК. Чтобы получить дополнительные сведения об использовании этого диалогового окна, выберите знак вопроса (?).

Подключение к источнику данных средствами MS Excel

Бывают ситуации, когда на рабочей станции отсутствуют такие средства взаимодействия с БД как: MS SQL Server Management Studio, Aquafold Aqua Data Studio, DBeaver и т.п., а вероятность их установки в краткосрочной перспективе близка к нолю. В то же время, присутствует острая необходимость подключения к этой самой БД и работы с данными. Как оказалось, на помощь может прийти старый добрый MS Excel.

В моем случае требовалось подключиться к MS SQL Server, однако, MS Excel умеет устанавливать соединение не только с ним, но и с большинством современных БД: MySQL, PostgreeSQL, IBM DB2 и даже Oracle и Teradata, а также с файлами данных CSV, XML, JSON, XLS(X), MDB и другими.

Теперь немного о действиях, совершенных мной с целью подключения к базе:

В новой книге на ленте выбираем «(1) Данные» -> «(2) Получение внешних данных» -> «(3) Из других источников» -> «(4) С сервера SQL Server».

Далее, в окне Мастера подключения к данным, заполняем «(1) Имя сервера» -> «(2) Учетные сведения»[ -> «(3) Имя пользователя» и «Пароль»]. Таким образом, мы сообщаем MS Excel, с каким сервером мы хотим установить соединение и какой метод аутентификации хотим использовать. Я использовал «проверку подлинности Windows», но возможно также указать учетные данные отличные от установленных в Windows.

Выбираем целевую «(1) Базу данных» -> «(2)(3) Определенную таблицу» или «Несколько таблиц» или же базу в целом (тогда оба «чекбокса» оставляем пустыми).

После всех проделанных манипуляций, Мастер подключения предложит сохранить файл подключения. Потребуется задать «(1) Имя файла». Желательно также указать «(2) Описание» и «(3) Понятное имя файла», чтобы спустя время было понятно какой файл подключения к какой базе или таблице обращается.

Теперь выбрать созданное подключение можно будет следующим образом: «(1) Данные» -> «(2) Получение внешних данных» -> «(3) Существующие подключения».

Открыв только что созданное подключение, в случае если вы соединялись с базой в целом, MS Excel опять предложит выбрать одну или несколько конкретных таблиц:

Определив таблицы, MS Excel предложит выбрать «(1) Способ представления данных» и «(2) Куда следует поместить данные». Для простоты я выбрал табличное представление и размещение на уже имеющемся листе, чтобы не плодить новые. Далее следует нажать на «(3) Свойства».

В свойствах подключения, нужно перейти на вкладку «(1) Определение». Здесь можно выбрать «(2) Тип команды». Даже если требуется выгружать лишь одну таблицу без каких-либо связей, настоятельно рекомендую выбрать SQL команду, чтобы иметь возможность ограничить размер выгружаемой таблицы (например, с помощью TOP(n)). Так, если вы попытаетесь выгрузить целиком таблицу базы, это может привести в лучшем случае к замедлению работы MS Excel, а в худшем к падению программы, к тому же – это необоснованная нагрузка на сам сервер базы данных и на сеть. После того как «(3) Текст команды» будет введен и нажата кнопка «ОК», MS Excel предложит сохранить изменения запроса – отвечаем положительно.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector