Logiss.ru

Ваша компьютерная помощь
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Описание и синтаксис функции ВПР в Excel

Функция ВПР() в EXCEL

Функция ВПР() является одной из наиболее используемых в EXCEL, поэтому рассмотрим ее подробно.

В этой статье выбран нестандартный подход: акцент сделан не на саму функцию, а на те задачи, которые можно решить с ее помощью.

Синтаксис функции

ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный_просмотр)

Искомое_значение — это значение, которое Вы пытаетесь найти в столбце с данными. Искомое_значение может быть числом или текстом, но чаще всего ищут именно число. Искомое значение должно находиться в первом (самом левом) столбце диапазона ячеек, указанного в таблице .

Таблица — ссылка на диапазон ячеек. В левом столбце таблицы ищется Искомое_значение , а из столбцов расположенных правее, выводится соответствующий результат (хотя, в принципе, можно вывести можно вывести значение из левого столбца (в этом случае это будет само искомое_значение )). Часто левый столбец называется ключевым . Если первый столбец не содержит искомое_значение , то функция возвращает значение ошибки #Н/Д.

Номер_столбца — номер столбца Таблицы , из которого нужно выводить результат. Самый левый столбец (ключевой) имеет номер 1 (по нему производится поиск).

Параметр интервальный_просмотр может принимать 2 значения: ИСТИНА (ищется значение ближайшее к критерию или совпадающее с ним) и ЛОЖЬ (ищется значение в точности совпадающее с критерием). Значение ИСТИНА предполагает, что первый столбец в таблице отсортирован в алфавитном порядке или по возрастанию. Это способ используется в функции по умолчанию, если не указан другой.

Ниже в статье рассмотрены популярные задачи, которые можно решить с использованием функции ВПР() .

Задача1. Справочник товаров

Пусть дана исходная таблица (см. файл примера лист Справочник ).

Задача состоит в том, чтобы, выбрав нужный Артикул товара, вывести его Наименование и Цену .

Примечание . Это «классическая» задача для использования ВПР() (см. статью Справочник ).

Для вывода Наименования используйте формулу =ВПР($E9;$A$13:$C$19;2;ЛОЖЬ) или = ВПР($E9;$A$13:$C$19;2;ИСТИНА) или = ВПР($E9;$A$13:$C$19;2) (т.е. значение параметра Интервальный_просмотр можно задать ЛОЖЬ или ИСТИНА или вообще опустить). Значение параметра номер_столбца нужно задать =2, т.к. номер столбца Наименование равен 2 (Ключевой столбец всегда номер 1).

Для вывода Цены используйте аналогичную формулу =ВПР($E9;$A$13:$C$19;3;ЛОЖЬ) (значение параметра номер_столбца нужно задать =3).

Ключевой столбец в нашем случае содержит числа и должен гарантировано содержать искомое значение (условие задачи). Если первый столбец не содержит искомый артикул , то функция возвращает значение ошибки #Н/Д. Это может произойти, например, при опечатке при вводе артикула. Чтобы не ошибиться с вводом искомого артикула можно использовать Выпадающий список (см. ячейку Е9 ).

Понятно, что в нашей задаче ключевой столбец не должен содержать повторов (в этом смысл артикула, однозначно определяющего товар). В противном случае будет выведено самое верхнее значение.

При решении таких задач ключевой столбец лучше предварительно отсортировать (это также поможет сделать Выпадающий список нагляднее). Кроме того, в случае несортированного списка, ВПР() с параметром Интервальный_просмотр ИСТИНА (или опущен) работать не будет.

В файле примера лист Справочник также рассмотрены альтернативные формулы (получим тот же результат) с использованием функций ИНДЕКС() , ПОИСКПОЗ() и ПРОСМОТР() . Если ключевой столбец (столбец с артикулами) не является самым левым в таблице, то функция ВПР() не применима. В этом случае нужно использовать альтернативные формулы. Связка функций ИНДЕКС() , ПОИСКПОЗ() образуют так называемый «правый ВПР»: =ИНДЕКС(B13:B19;ПОИСКПОЗ($E$9;$A$13:$A$19;0);1)

В файле примера лист Справочник показано, что формулы применимы и для ключевых столбцов содержащих текстовые значения, т.к. артикул часто бывает текстовым значением. Также задача решена для несортированного ключевого столбца.

Примечание . Для удобства, строка таблицы, содержащая найденное решение, выделена Условным форматированием . (см. статью Выделение строк таблицы в MS EXCEL в зависимости от условия в ячейке ).

Читайте так же:
Как обрезать фото онлайн

Примечание . Никогда не используйте ВПР() с параметром Интервальный_просмотр ИСТИНА (или опущен) если ключевой столбец не отсортирован по возрастанию, т.к. результат формулы непредсказуем (если функция ВПР() находит значение, которое больше искомого, то она выводит значение, которое расположено на строку выше его).

Задача2. Поиск ближайшего числа

Предположим, что нужно найти товар, у которого цена равна или наиболее близка к искомой.

Чтобы использовать функцию ВПР() для решения этой задачи нужно выполнить несколько условий:

  1. Ключевой столбец, по которому должен производиться поиск, должен быть самым левым в таблице;
  2. Ключевой столбец должен быть обязательно отсортирован по возрастанию;
  3. Значение параметра Интервальный_просмотр нужно задать ИСТИНА или вообще опустить.

Для вывода Наименования товара используйте формулу =ВПР($A7;$A$11:$B$17;2;ИСТИНА)

Для вывода найденной цены (она не обязательно будет совпадать с заданной) используйте формулу: =ВПР($A7;$A$11:$B$17;1;ИСТИНА)

Как видно из картинки выше, ВПР() нашла наибольшую цену, которая меньше или равна заданной (см. файл примера лист «Поиск ближайшего числа» ). Это связано следует из того как функция производит поиск: если функция ВПР() находит значение, которое больше искомого, то она выводит значение, которое расположено на строку выше его. Как следствие, если искомое значение меньше минимального в ключевом столбце, то функцию вернет ошибку #Н/Д.

Найденное значение может быть далеко не самым ближайшим. Например, если попытаться найти ближайшую цену для 199, то функция вернет 150 (хотя ближайшее все же 200). Это опять следствие того, что функция находит наибольшее число, которое меньше или равно заданному.

Если нужно найти по настоящему ближайшее к искомому значению, то ВПР() тут не поможет. Такого рода задачи решены в разделе Ближайшее ЧИСЛО . Там же можно найти решение задачи о поиске ближайшего при несортированном ключевом столбце.

Примечание . Для удобства, строка таблицы, содержащая найденное решение, выделена Условным форматированием . Это можно сделать с помощью формулы =ПОИСКПОЗ($A$7;$A$11:$A$17;1)=СТРОКА()-СТРОКА($A$10) .

Примечание : Если в ключевом столбце имеется значение совпадающее с искомым, то функция с параметром Интервальный_просмотр =ЛОЖЬ вернет первое найденное значение, равное искомому, а с параметром =ИСТИНА — последнее (см. картинку ниже).

Если столбец, по которому производится поиск не самый левый, то ВПР() не поможет. В этом случае нужно использовать функции ПОИСКПОЗ() + ИНДЕКС() или ПРОСМОТР() .

Функция ВПР в Экселе – пошаговая инструкция

Функция ВПР в Экселе – это то, что позволит вам экономить десятки часов рабочего времени. При помощи функции ВПР вы ускоритесь буквально в разы и будете вспоминать с ужасом о сравнении таблиц вручную.

Так было со мной. На моей первой официальной работе, мне приходилось раз в несколько дней сравнивать два списка. Списки были относительно небольшие, около 100 строк каждый. Но сравнивал я их при помощи ручки и линейки. Это было мучение, более того это было неэффективное мучение, которое каждый раз, занимало у меня (по меньшей мере) пол рабочего дня.

Продолжался этот мазохизм ровно до тех пор, пока однажды коммерческий директор не увидел, как я безжалостно орудую линейкой над двумя листиками.

Он очень удивленно поинтересовался чем это я занимаюсь. Потом, весьма выдержанно сел за мой компьютер, открыл эти два файла и за несколько минут сравнил их при помощи функции ВПР в Экселе.

Сказать, что я был удивлён – это значит ничего не сказать. Я лицезрел настоящее чудо.

Это была потрясающая демонстрации силы автоматизации.

Функция ВПР в Экселе одинаково нужна и маркетологом, и логистам, и закупщикам – всем тем, кто работает с таблицами данных, это просто Must Have.

Читайте так же:
Что значит сделать репост записи ВКонтакте

Функция ВПР в Экселе – быстрый перенос данных

Самое простое применение функция ВПР это быстрый перенос данных из одной таблицы в другую.

Например, у вас есть большой прайс на 500 позиций и запрос от покупателя, скажем на 50 позиций (в реальности и прайс и запрос могут быть гораздо больше, но принцип от этого не меняется).

Вам нужно быстро найти цены на эти 50 позиций. Разумеется, можно отдельно искать каждую позицию в большом прайсе и потратить на это 30 – 60 минут, а можно сделать это менее чем за минуту при помощи функции ВПР.

Итак, у нас в прайсе 500 позиций. Позиции обозначаются следующим образом, буквами обозначается вид позиции, а цифрами модификация.

Например, «Стул_1» и «Стул_21» это два совершенно разных стула.

Цены в прайсе указаны для примера и вряд ли имеют отношение к реальным ценам.

В ООО «ЫкэА» пришел запрос от «Петровича».

Петрович человек простой, любит всё делать быстро, но не очень чётко. Поэтому его запросы отличаются особым сумбуром в позициях.

Однако это нас не страшит, во-первых, у нас есть ВПР, во-вторых мы и не такое видали.

Вот собственно и сам запрос:

Функция ВПР в Экселе-1

Петрович требует, чтобы мы очень быстро проставили цены в его запросе. Ждать он намерен максимум 5 минут. Ведь другие поставщики уже завалили его предложениями.

Нам не хочется терять такого клиента и мы практически мгновенно открываем прайс:

Функция ВПР в Экселе-2

Получается у нас должно быть открыто два файла (две книги в Эксель). Запрос от Петровича и Прайс.

Это как раз то что необходимо, осталось только перенести цены из прайса в запрос.

Для этого перейдем в таблицу запроса и в первой ячейке столбца «Цены» (D4) введем «=впр» и два раза кликнем на значок функции:

Функция ВПР в Экселе-3

Сразу же после этого, в строке формулы нужно поставить курсор внутри надписи ВПР и нажать Fx, перед вами появится окно с аргументами функции ВПР:

Функция ВПР в Экселе-4

В аргументах функции вы говорите Экселю что и где нужно искать:

Искомое значение — это значение (в данном случае наименование), цену которого вы хотите найти в прайсе. Соответственно кликайте на первую ячейку столбца «Наименование».

Далее, сразу переходите в «Прайс»:

Функция ВПР в Экселе-5

Теперь в аргументах функции заполните следующие поля:

Таблица — выделяете столбцы, которые содержат искомые наименования и цены, таким образом, чтобы наименования были крайним левым столбцом.

Так работает функция ВПР — ищет искомые значения в крайнем левом столбце (для ВПР это столбец №1). Когда ВПР находит искомое значение он начинает смотреть правее, в тот столбец, который вы указали в «Номере столбца».

Там вы должны указать столбец, содержащий необходимые для переноса данные. В нашем случае это цены и в нашем случае это столбец под номером два, относительно той таблицы, которую вы указали в аргументах.

Интервальный просмотр — ставьте 0. Ноль обозначает точное соответствие.

После заполнения аргументов функции нажимайте «Ок» и если всё сделано верно, то в столбце «Цена» (файл «Запрос от Петровича»), появится цена.

Вам нужно протянуть цены на оставшиеся ячейки:

Функция ВПР в Экселе-6

Коллеги, вот и всё, вы овладели функцией ВПР.

Очень важное замечание!

Обратите внимание на то, что сейчас мы работали в двух разных файлах (книгах).

Когда работа идёт в двух разных книгах, Эксель автоматически закрепляет таблицу в функции ВПР:

Функция ВПР в Экселе-7

Делает это он при помощи значка $, который проставляет перед столбцами и строками таблицы.

Читайте так же:
Правильная проверка истории домена: лучшие способы

Это позволяет не съезжать формуле когда вы протягиваете её вниз. Это очень актуально когда вы работаете в рамках одного листа или одной книги (в этом случае Эксель автоматически Не закрепляет ячейки).

Давайте посмотрим что получиться если протянуть формулу «без закрепления»:

Функция ВПР в Экселе-8

Обратите внимание, что для первой ячейки всё в порядке и диапазон B3:C502 точно соответствует той таблице, которую мы выделили для поиска данных, однако (без закрепления) так будет не всегда, по мере «протягивания» формулы ВПР вниз, будет смещаться и таблица, пока однажды, мы не увидим вот такую странную надпись #Н/Д:

Функция ВПР в Экселе-9

#Н/Д значит что функция ВПР не смогла найти цену Стул_13 в прайсе и это не мудрено, ведь диапазон таблицы в формуле ВПР уехал ниже этого значения:

Функция ВПР в Экселе-10

Посему, если не хотите чтобы от вас уезжали, закрепляйте диапазон.

Очень важное замечание №2

Как вы заметили, формулы ссылаются на определённые ячейки, другими словами между формулами и исходными данными есть связь. Стоит изменить исходные данные и значения в формулах сразу изменятся.

Особенно остро это чувствуется в ВПР. Если вы вдруг забудетесь и в исходной табличке добавите лишний столбец в «неположенном месте», то в формула ВПР выдаст совсем неожиданные значения.

Поэтому, если вам не нужна связь между таблицами, рекомендую формулы превратить в данные.

Для этого нужно выделить столбец с формулами, нажать Ctrl+C и в левом верхнем углу выбрать «Вставить» — «Вставить значения».

Функция ВПР в Экселе-18

Для тех кто не любит изучать картинки, я записал небольшое видео в котором показываю всё то, что мы проговорили выше (кроме вставки значений):

Видео — «Быстрый перенос данных с помощью функции ВПР в Экселе»

Перенос данных при помощи ВПР, можно использовать не только для того, чтобы быстро получать данные из одной таблицы в другой, но и для того, чтобы сравнивать две таблицы.

Это очень актуально для тех кто работает в закупках и отправляет заказы поставщику.

Обычно происходит следующая ситуация. Вы отправляете заказ поставщику, через некоторое время получаете ответ в виде счёта и сверяете заказ с счётом.

Всё ли есть в счёте, в нужном ли количестве, по правильным ли ценам и т.д.

Функция ВПР в Экселе – сравнение двух таблиц

Итак, у вас есть «Заказ поставщику» (1) и ответ поставщика в виде «Счёта на оплату» (2).

Для удобства восприятия я разместил их на одном листе:

Функция ВПР в Экселе-11

Ваша задача сверить количество позиций и их цены.

Для начала проверим все ли позиции и по правильной ли цене указал в счёте поставщик.

Для этого нужно из Счёта перетянуть данные в Заказ при помощи функции ВПР.

Перед «перетяжкой», в таблицу «Заказ поставщику» нужно добавить два «сравнительных» столбца:

Функция ВПР в Экселе-12

После добавления столбцов, нужно перетянуть соответствующие данные при помощи ВПР:

Функция ВПР в Экселе-13

Функция ВПР в Экселе-14

Обратите внимание, я закрепил диапазоны ячеек.

Теперь когда данные перенесены, нужно их сравнить, для это необходимо добавить еще два столбца (Разница 1 и Разница 2):

Функция ВПР в Экселе-15

В столбце «Разница 1» нужно вычесть от исходного количества (D4) количество в счёте (E4).

В столбце «Разница 2» нужно вычесть от исходной цены (G4) цену в счёте (H4).

Таким образом мы сможем увидеть разницу и в количестве и в цене.

Если значение «0», то значит всё хорошо и данные одинаковые.

Если значение плюсовое (например «+3»), то это значит что в счёте не хватает 3 штук.

Если значение отрицательное, это значит, что нам пытаются «впихнуть» лишнее.

Читайте так же:
Не получается зайти на AliExpress: основные причины и решения

Если значение #Н/Д — это значит, что в счёте вообще нет такой позиции.

Тоже самое и с ценами, если значения в плюсе, значит нам сделали скидку, а если значения в минусе — значит нам пытаются продать по завышенной цене.

Таким образом нужно просканировать всю таблицу и выяснить о причинах расхождения у поставщика:

Функция ВПР в Экселе-16

Друзья, вот так мы проверили насколько соответствует Заказ, полученному Счёту и казалось бы что это всё что необходимо для счастливой жизни. Однако это не совсем так.

Нужно еще проверить соответствие Счёта, отправленному заказу, на предмет лишних позиций.

Вдруг хитрый поставщик, среди сотни позиций решил нам скрытно что-то «допродать».

Для этого в «Счёт на оплату» нужно добавить столбец «Кол/во в заказе» и «отвепээрить» туда значения из столбца «Количество» Заказа поставщику.

И если в столбце «Количество в заказе» мы вдруг увидим значения #Н/Д это значит, что позиции с таким наименование не было в нашем заказе поставщику.

Функция ВПР в Экселе-18

Это не всегда означает, что поставщик хочет нас «нагреть», чаще всего просто может быть ошибка в названии товара. Стоит например поставить лишний пробел, как Эксель не задумываясь выдаст #Н/Д. Для него это разные названия.

Теперь всё тоже самое продемонстрирую в небольшом видео.

Видео — «Сравнение двух таблиц с помощью функции ВПР в Экселе»

Эпилог

Коллеги, поздравляю, с этого момента ваша работа с данными значительно упростится и ускорится, ведь теперь вы «почтигуру» по применению функции ВПР в Экселе.

Функция ВПР в Excel с примерами

Функция впр — эта функция Excel относится к тематической категории «Ссылки и массивы». Название ВПР (VLOOKUP в англоязычной редакции) полностью звучит как «вертикальный просмотр». Её суть заключается в задании ключевого значения в одном из столбцов (часто в первом левом), используя которое, производится поиск соответствующей ему информации на той же строке в столбцах справа.

Функция ВПР в Excel с примерами

Прежде чем приступить к использованию функции ВПР, необходимо выполнить её обязательное предварительное требование. Левый столбец таблицы (в данном случае – с фамилиями и именами) должен быть отсортирован по возрастанию (в данном случае – в алфавитном порядке). Позже будет пояснена настоятельная необходимость этого.

Для сортировки первого столбца следует:

  • выделить фамилии-имена первого столбца от Морозова до Петровой (визуальное отсутствие выделения фамилии Морозов – кажущееся);
  • в контекстном меню выделенного первого столбца установить курсор на строку «Сортировка»;
  • в её выпадающем списке щёлкнуть пункт «Сортировка от А до Я».

Функция ВПР в Excel с примерами

В следующем окне программа Excel предлагает пользователю «умную» сортировку». Иными словами, будет произведена сортировка не только первого левого столбца, но и связанных с ним остальных трёх. Очевидно, что если этого не сделать, то список сотрудников будет абсурдным. Поэтому в этом окне, ничего не меняя, следует щёлкнуть пункт «Сортировка».

Функция ВПР в Excel с примерами

ВПР пример 1

  1. После создания отсортированного учебного файла щёлкнуть любую свободную ячейку (например, F9): в ней будет возвращён результат.
  1. На строке формул щёлкнуть fx.

Функция ВПР в Excel с примерами

3. В выпадающем списке «Категория» выбрать «Полный алфавитный перечень» или категорию «Ссылки и массивы»: в них в алфавитном порядке будет присутствовать нужная нам функция ВПР. Если эта функция недавно вызывалась, то она будет и в списке «10 недавно использовавшихся».

Функция ВПР в Excel с примерами

4. Выделить функцию ВПР и кликнуть OK.

Функция ВПР в Excel с примерами

5. В появившемся окне «Аргументы функции» обратите внимание на рекомендацию, подчёркнутую синим цветом. Её игнорирование делает выдаваемые функцией результаты непредсказуемыми. Правильной будет только часть результатов, поэтому перед началом работы сортировка ключевого столбца обязательна.

В окне аргументов необходимо корректно заполнить три обязательных параметра, выделенных жирным шрифтом (последний необязательный параметр будет рассмотрен в примере 3).

Читайте так же:
Как отключить системные звуки в Windows 7

Функция ВПР в Excel с примерами

6. Как видно, заданное или ключевое значение в окне аргументов именуется «Искомым». Такое название не кажется мне удачным: оно задаётся изначально, а не ищется, и используется как ключ к поиску. Предположим, что нас интересует зарплата, получаемая сотрудницей Ириной Соколовой. Самый простой способ задать верхний параметр – щёлкнуть на ячейке A8, после чего – кликнуть на строке параметра «Таблица».

7. В качестве параметра «Таблица» выделяется весь заполненный участок Excel, исключая заголовки столбцов. А на строке «Номер столбца» следует ввести номер столбца, содержащего список зарплат, т. е. 2. Как видно, правильное значение зарплаты сотрудницы Ирины Соколовой появляется прямо в окне аргументов.

Функция ВПР в Excel с примерами

8. После клика на OK возвращённое функцией значение появится и в ячейке, зарезервированной для результата.

Использование функции ВПР в программе Excel

Во время работы в Эксель нередко требуется перенести или скопировать определенную информацию из одной таблицы в другую. Выполнить подобную процедуру, конечно же, можно вручную, когда речь идет о небольших объемах данных. Но что делать, если нужно обработать большие массивы данных? В программе Microsoft Excel на этот случай предусмотрена специальная функция ВПР, которая автоматически все сделает в считанные секунды. Давайте посмотрим, как это работает.

Описание функции ВПР

ВПР – это аббревиатура, которая расшифровывается как “функция вертикального просмотра”. Английское название функции – VLOOKUP.

С помощью данного инструмента Excel можно отыскать совпадение значения в заданном столбце и “подтянуть” необходимые данные в выбранную ячейку из другой таблицы. Чтобы было понятнее, давайте разберем, как работает функция на практическом примере.

Применение функции ВПР на практике

Допустим, у нас есть таблица с продажами товаров. В ней отсутствуют данные по цене каждой позиции, однако, они есть в другой таблице рядом.

Выделенные столбцы в таблице Эксель

Наша задача – заполнить недостающие в основной таблице цены, чтобы мы могли посчитать итоговые суммы по продажам.

Порядок действий в данном случае следующий:

Вставка функции в ячейку таблицы Эксель

    Щелкаем по самой верхней ячейке столбца, значения которого мы хотим заполнить (в нашем случае – это C2). После этого нажимаем на кнопку “Вставить функцию” (fx) слева от строки формул.

  • в поле “Искомое_значение” указываем адрес ячейки в основной таблице, по значению которой будет производиться поиск соответствия во второй таблице с ценами. Координаты можно прописать вручную, либо, находясь курсивом в поле для ввода информации просто кликнуть в самой таблице по нужной ячейке.Заполнение аргумента Искомое значение функции ВПР в Эксель
  • переходим к аргументу “Таблица”. Здесь мы указываем координаты таблицы (или ее отдельной части), в которой будет выполняться поиск искомого значения. При этом важно, чтобы первый столбец указанного диапазона содержал именно те данные, по которым будет осуществляться поиск и сопоставление значений (в нашем случае – это наименования позиций). И, конечно же, в указанные координаты должны попадать ячейки с информацией, которая будет “подтягиваться” в основную таблицу (в нашем случае – это цены).
    Примечание: Таблица может располагаться как на том же листе, что и основная, так и на других листах книги.Заполнение аргумента Таблица функции ВПР в Excel
    ЛОЖЬ (0) – результат будет выводиться только в случае точного совпадения;

Заключение

Таким образом, функция ВПР – один из самых полезных инструментов при работе в Excel, когда нужно сопоставить данные двух таблиц и перенести значения из одной в другую при совпадении заданных значений. Правильное использование данной функции позволит сэкономить немало времени и сил, позволив автоматизировать процесс заполнения данных и исключив возможные ошибки из-за опечаток и т.д.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector