Logiss.ru

Ваша компьютерная помощь
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Создание форм в Excel: 2 проверенных способа

Создание формы заполнения документов в Excel

Нам потребуется обычный файл Excel. Вы можете взять за основу имеющийся или начать с чистого листа.

Составляем список данных, которыми нам требуется заполнять договор: номер, дата, предмет договора, сумма, срок, данные заказчика и так далее. Для каждого элемента нам потребуется создать в Excel свою ячейку для заполнения. У меня получилась примерно такая форма:

Пример оформления формы

Оформление может быть любым, на ваш вкус и цвет. При формировании формы я использовал стили, расположенные на вкладке Главная. Это быстро и удобно, а также позволяет в один клик изменить цветовую гамму на вкладке меню "Разметка страницы" — "Тема"

Стили Excel

Автоматизация формы

Часть данных (номер договора, сумма, срок), необходимо заполнять всегда тут ничего не сделаешь. Но как мы видим есть часть данных, которые хорошо бы заполнить автоматически. Это — сумма прописью, срок прописью, данные заказчика в родительном падеже и так далее. Давайте их автоматизируем.

Дата договора

В Excel существует множество функций по работе с датами. Если дата договора всегда текущая, то можно использовать функцию =СЕГОДНЯ(). При необходимости можно настроить, чтобы дата рассчитывалась как следующий рабочий день =РАБДЕНЬ(СЕГОДНЯ();1).

Для вставки даты вы можете использовать календарь из программы:

Вызов формы календаря

Вставка даты из календаря

Сумма договора

Тут можно автоматизировать заполнение значения суммы договора прописью, для этого в программе есть специальная кнопка Деньги прописью, которая поможет сформировать формулу для автоматического расчета. Программа умеет склонять по всем падежам и поддерживает формирование суммы в нескольких форматах.

Вставка деньги прописью

Вставка денег прописью

Срок прописью

Срок прописью аналогично, хочется вводить только цифры, чтобы в документ вставлялось прописью полностью. Кстати, это касается не только срока, это может быть количество чего угодно: услуги, штуки, килограммы, яблоки, помидоры и так далее. В программе Doc.filler все это можно автоматизировать. Откройте функции и выберите Вещи прописью.

Выбор формулы Вещи прописью

В диалоговом окне сформируйте нужную вам формулу.

Диалоговое окно функции Вещи прописью

Заполнение заказчика

Данные заказчика идеально подгружать из внутренней системы заказчика 1С или другой CRM. Если такой возможности нет, то для начала можно упростить жизнь путем создания справочника правовых форм (ООО, ОАО и т.д.) Тогда нам потребуется просто выбрать из списка нужную форму и указать наименование. Остальное мы сделаем на формулах.

Итак создадим отдельный лист и разместим там таблицу со списком правовых форм.

Читайте так же:
Как сделать виньетки в Фотошопе

Таблица правовых форм

Таблицу можно отформатировать как табличный диапазон, так с ней будет проще работать далее.

Теперь на форме создадим динамичный выпадающий список с данными правовых форм.

Осталось создать формулы для заполнения заказчика сокращенно в моем случае это формула = Правовая_форма &" "& Заказчик_наименование . Замените на соответствующие ячейки.

Формула для полного наименования заказчика следующая =ВПР( Правовая_форма ; ПравовыеФормы ;2;0)&" "& Заказчик_наименование . ПравовыеФормы — название таблицы со справочником форм.

Результат выглядит следующим образом:

Заполнение заказчика

Склонение ФИО подписанта

Сейчас посмотрим как автоматически склонять ФИО подписанта. Для этого в программе есть соответствующая функция, которую можно вставить из меню:

Вставка функции Склонение ФИО

Функция ДФ_СклонениеФИО

Программа умеет склонять 90% русских ФИО по всем падежам.

Склонение должности и других фраз

Аналогичным образом склоняются должности и другие короткие фразы договора, например Устав. Вставьте функцию Склонение фраз через ленту меню:

Вставка функции Склонение фраз

Функция Склонение фраз

Итоговая форма

В результате мы создали форму и автоматизировали часть информации, чтобы не приходилось вводить ее по нескольку раз.

Заполненная форма

Следующим нашим шагом будет создание шаблона договора и последующее его автоматическое заполнение данными из формы.

Создаем формы в Excel

Если вам приходилось работать с таблицами из множества колонок, да еще к концу рабочего дня и в условиях дефицита времени, то, наверняка, вы случайно вводили данные в ячейку не той строки, в лучшем случае спохватывались и исправляли ошибку сразу, в худшем — ошибка выплывала позже в самый неподходящий момент. Как защитить себя от подобных ситуаций? Есть очень удобное средство — формы. Их созданию и работе с ними посвящена эта статья.

Начнем с того, что не во всех версиях Excel сразу доступна волшебная кнопка Форма. В этом случае предварительно настройте Параметры (перейти к ним можно на вкладке Файл). Здесь вы также можете сразу не найти то, что нужно добавить на ленту. Поэтому сначала измените вариант в поле Выбрать команды (в данном случае нужен вариант Все команды). Чтобы добавить найденную в списке команду Форма, нужно выбрать имя вкладки, где разместится кнопка и создать новую группу. Теперь щелкните по кнопке Добавить и проверьте, появилась ли новая команда в новой группе.

Создаем формы в Excel

После этих манипуляций на вкладке Данные появится группа Работа с формами (это название задаете вы, когда создаете группу при настройке параметров Excel), а в ней нужная вам кнопка.

Читайте так же:
Как выйти из iCloud на iPhone

Создаем формы в Excel

Форму нельзя создать, если шапка таблицы занимает несколько строк — это минус.

Создаем формы в Excel

Но здесь можно «схитрить»: вставьте после настоящей шапки пустую строку, оформите заголовки строк в одну строку, для этой строки после создания формы установите нулевую высоту (ФорматРазмер ячеекВысота строки).

Создаем формы в Excel

Осталось только щелкнуть на любой ячейке таблицы и на кнопке Форма. Готово, можно работать. Вы видите строку, относящуюся только к одному человеку, причем все названия граф в одной форме. Названия кнопок — настоящие подсказки для пользователя. Нужна новая строка — Добавить, не нужна существующая — Удалить, нужно перейти к какой-либо впереди — Далее, позади — Назад.

Создаем формы в Excel

Единственной «неочевидной» является кнопка Критерии. Она позволяет включать фильтр, чтобы быстрее находить нужные строки, если их очень много. При задании критерия можно использовать такие знаки, как «*» и «?», критериев может быть несколько (но задать их нужно в пределах одного окна). Для отключения фильтра используйте кнопку Правка.

Создаем формы в Excel

Выбор поля формы можно делать щелчком мыши или клавишей ТАВ. Добавлять новую строку в таблицу можно с помощью соответствующей кнопки или нажатием ENTER, когда заполнено последнее поле.

Конечно, использовать ли форму или работать с таблицей напрямую, решать вам. Но чтобы выбрать оптимальный способ работы, нужно попробовать разные варианты. Сведения о форме в Excel из этой статьи помогут вам это сделать.

VBA Excel. Первая форма (для начинающих)

Создайте или откройте файл Excel с расширением .xlsm (Книга Excel с поддержкой макросов) или с расширением .xls в старых версиях приложения.

Перейдите в редактор VBA, нажав сочетание клавиш «Левая_клавиша_Alt+F11».

В открывшемся окне редактора VBA выберите вкладку «Insert» главного меню и нажмите кнопку «UserForm». То же подменю откроется при нажатии на вторую кнопку (после значка Excel) на панели инструментов.

На экране редактора VBA появится новая пользовательская форма с именем «UserForm1»:

Добавление элементов управления

Обычно вместе с пользовательской формой открывается панель инструментов «Toolbox», как на изображении выше, с набором элементов управления формы. Если панель инструментов «Toolbox» не отобразилась, ее можно вызвать, нажав кнопку «Toolbox» во вкладке «View»:

Читайте так же:
Как зайти в БИОС в ноутбуке Samsung

При наведении курсора на элементы управления появляются подсказки.

Найдите на панели инструментов «Toolbox» элемент управления с подсказкой «TextBox», кликните по нему и, затем, кликните в любом месте рабочего поля формы. Элемент управления «TextBox» (текстовое поле) будет добавлен на форму.

Найдите на панели инструментов «Toolbox» элемент управления с подсказкой «CommandButton», кликните по нему и, затем, кликните в любом месте рабочего поля формы. Элемент управления «CommandButton» (кнопка) будет добавлен на форму.

Кликнув по элементу управления на форме, вы можете изменять его размер, перетягивая границы за белые квадратики, и перетаскивать по форме, ухватив за одну из границ. Кликнув по заголовку формы или по ее рабочему полю, вы можете также изменять ее размер, перетягивая границы за белые квадратики.

Нажатием клавиши «F4» вызывается окно свойств, с помощью которого можно вручную задавать значения свойств пользовательской формы и элементов управления. В окне свойств отображаются свойства выбранного элемента управления или формы, если выбрана она. Также окно свойств можно вызвать, нажав кнопку «Properties Window» во вкладке «View».

Отображение формы на экране

Чтобы запустить пользовательскую форму для просмотра из редактора VBA, необходимо выбрать ее, кликнув по заголовку или свободному от элементов управления полю, и совершить одно из трех действий:

  • нажать клавишу «F5»;
  • нажать на треугольник на панели инструментов (на изображении выше треугольник находится под вкладкой «Debug»);
  • нажать кнопку «Run Sub/UserForm» во вкладке «Run».

Для запуска пользовательской формы с рабочего листа Excel, можно использовать кнопки, описанные в этой статье. Например, чтобы отобразить форму с помощью «кнопки – элемента ActiveX», используйте в модуле рабочего листа следующий код:

Ввод данных в Excel через форму

vvod-dannykhМножество разнообразных компьютерных программ, включая «самую главную программу в мире» — MS Windows, ведут общение с пользователем при помощи выпадающих диалоговых окон. Эти окна представляют собой формы, состоящие из надписей, изображений, полей для.

. ввода данных, флажков, переключателей, списков, кнопок и прочих элементов управления.

Задача формы – выпадающего окна – предоставить пользователю простой, понятный и удобный интерфейс, который обеспечит в режиме диалога возможность эффективно осуществлять ввод данных пользователем в программу и вывод программой результатов для считывания пользователем.

Читайте так же:
Как настроить роутер ASUS RT-G32

Стандартно при работе со значительными объемами информации вне зависимости от того, какое программное обеспечение используется, поступают следующим образом:

1. Создают таблицы базы данных.

2. Создают формы для ввода данных в таблицы.

3. Создают необходимые запросы к таблицам базы данных.

4. Формируют отчеты на основании запросов для вывода на печать.

В предыдущих статьях этого цикла мы рассмотрели создание таблицы базы данных и познакомились с некоторыми механизмами создания запросов и отчетов: с сортировкой данных, с автофильтром и расширенным фильтром.

В этой (пятой в цикле) статье рассмотрим п.2 вышеизложенного алгоритма – вызов и использование формы для ввода данных.

Форма Excel. Вводим данные!

Для чего нужна какая-то форма?! Бери таблицу — и пиши прямо в нее очередную строку информации! Зачем еще что-то выдумывать?

Мы так и делали при создании нашего небольшого и простого примера базы данных БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2», с которым работаем во всех статьях этого цикла.

Таблица маленькая, все столбцы-поля, относящиеся к одной записи, помещаются на экран и доступны взгляду пользователя без использования полос прокрутки. Но так бывает редко! Реальные таблицы баз данных часто содержат не шесть, как в нашем примере, а десять, двадцать и более столбцов-полей!

При вводе данных в такие таблицы Excel «напрямую» при заполнении строк для перемещения по столбцам необходимо каждый раз нажимать клавишу «Tab», а для перехода к новой записи на новую строку пользоваться прокруткой и мышью или клавишами «Enter» и «<—» («стрелка влево») для возврата на первое поле очередной строки.

Справедливости ради следует уточнить, что переходы по таблице, являющейся именованным диапазоном и объявленной списком, как в нашем примере, осуществляются только при помощи клавиши «Tab». Дойдя до последнего столбца у правой границы списка и нажав в очередной раз клавишу «Tab», мы перейдем на следующую строку и первый столбец у левой границы списка.

Главным и почти единственным преимуществом использования формы при вводе данных, на мой взгляд, является возможность видеть одновременно все столбцы-поля одной записи на экране, расположенными построчно.

Еще одним небольшим, но несомненным плюсом ввода данных через форму является то, что такая работа развивает у начинающего пользователя интуитивное восприятие «оконного» интерфейса.

Задача №8:

Ввести очередную строку информации в базу данных через форму.

Рассмотрим ввод данных в Excel при помощи формы на примере добавления очередной записи в базу данных БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2».

Читайте так же:
Скачать Teleport Pro последнюю версию

1. Открываем в MS Excel файл database.xls.

2. Активируем («щелкаем мышкой») любую ячейку внутри таблицы базы.

3. Выполняем команду главного меню программы «Данные» — «Форма…».

4. В появившемся окне, представляющем собой форму с именем «БД2» (по имени листа книги Excel, на котором расположена таблица), нажимаем кнопку «Добавить».

5. Заполняем окна данными новой записи, например, так, как показано ниже на снимке экрана. Переходим от окна к окну при помощи клавиатуры, нажимая клавишу «Tab».

Окно Excel "БД2"-14s

6. Нажимаем кнопку формы «Закрыть» или «Enter» на клавиатуре. Ввод данных в Excel успешно осуществлен — новая запись добавлена в базу!

База данных-ввод данных в Excel-14s

На снимке экрана в таблице базы данных внизу расположилась строка «Итог», которую можно вызвать, выполнив команду главного меню «Данные» — «Список» — «Строка итогов». Пощелкайте мышкой по ячейкам этой строки! В появляющихся выпадающих списках можно настроить получение самых разнообразных итогов. Кроме банальной суммы можно получить для каждого столбца индивидуально: среднее, количество, количество чисел, максимум, минимум, смещенное отклонение, смещенную дисперсию! Очень полезная функция списка!

Если в форме «БД2» воспользоваться полосой прокрутки или кнопками «Далее» и «Назад», то можно, быстро перемещаясь по базе данных, просматривать интересующие записи.

Итоги.

Ввод данных в Excel через форму, являющийся альтернативой прямой записи информации в таблицу, безусловно, находит своих приверженцев среди специалистов, привыкших работать с большими базами данных и среди операторов, вносящих ежедневно значительные объемы данных в различные базы.

Выбирайте удобный для себя способ ввода данных и знайте, что у вас всегда есть, как минимум, два варианта решения этой задачи. О некоторых преимуществах использования формы уже было сказано выше.

Следующая статья завершит укрупненный обзор темы хранения и управления большими объемами информации в Excel. Вы узнаете о самом важном – о том, ради чего и затевался весь этот цикл статей.

Прошу уважающих труд автора подписаться на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы!

Уважаемые читатели, пишите отзывы, вопросы и замечания в комментариях внизу страницы.

Ссылка на основную публикацию