«Умные» таблицы Excel

«Умные» таблицы Excel

Сегодня поговорим про ТАБЛИЦЫ. Не про таблицы, а именно про ТАБЛИЦЫ . Именно так Microsoft предложил называть те замечательные таблицы, о которых пойдёт речь ниже. В зачаточном состоянии они появились в Excel 2003 и назывались там » списками » («lists»). В Excel 2007 их довели до ума и переименовали в ТАБЛИЦЫ (TABLES), а то что раньше все нормальные люди называли таблицами, теперь предложено называть ДИАПАЗОНОМ (range). В России этот подход не прижился, да и чего ради людям менять задним числом устоявшиеся термины, поэтому TABLES мы будем называть » умными таблицами «, а таблицы в их общеупотребительном понимании оставим в покое.

Умные таблицы

Надо признать, что термин умные таблицы достаточно хорошо ухватывает суть явления. Действительно, иметь дело в Excel с умными таблицами куда проще и приятнее, чем с обычными. Однако не все о них знают. Давайте восполним этот пробел, потому что умные таблицы воистину изменят вашу жизнь и вы не захотите возвращаться после этого к обычным таблицам.

Зачем они нужны?

1. Всем столбцам давать уникальные названия колонок.
2. Не допускать пустых столбцов и строк в таблице.
3. Не допускать разнородных данных в пределах одной колонки. Если уж решили, что, например, в колонке E должен хранится объем продаж в штуках, то не надо туда же вносить объём продаж, скажем, в деньгах у части строк таблицы.
4. Не объединять ячейки без самой крайней необходимости.
5. Форматировать таблицу, чтобы она выглядела одинаково во всех своих частях. То есть элементарно рисовать сетку, выделять цветом заголовки столбцов.
6. Закреплять области, чтобы заголовок был всегда виден на экране.
7. Ставить фильтр по умолчанию.
8. Вставлять строку подитогов.
9. Грамотно использовать абсолютные и относительные ссылки в формулах, чтобы их можно было протягивать без необходимости внесения изменений.
10. При рабте с таблицей не выделять цветом строки/столбцы за пределами таблицы. Это поветрие, кстати очень сильно распространено, — взять выделить всю строку или весь столбец одним кликом мыши и закрасить. И наплевать, что в таблице 100 строк, а закрасилось помимо них ещё 1 000 000 строк. А потом невинно интересоваться: «Почему мои файлы так много весят?»

Соблюдение этих простых правил поможет вам, если не уходить пораньше с работы домой, так хотя бы работать более продуктивно и осмысленно, осваивая действительно интересные и сложные вещи, а не воюя с последствиями своей неаккуратности на каждом шагу.

Так вот к 13-й версии (Excel 2007) его разработчики пригляделись к типовым действиям квалифицированных пользователей Excel и падарили нам функционал умных таблиц, за что им огромное спасибо. Потому что большую часть того, что я только что перечислил умные таблицы либо делают сами автоматически, либо очень сильно облегчают настройку оного.

Итак, давайте познакомимся, как создаются умные таблицы и какими полезными свойствами обладают.

1.Создание умной таблицы

Создать умную таблицу можно буквально за пару кликов мышью. Встаньте на любую ячейку вашей таблицы,

1. Способ 1 — на ленте ГЛАВНАЯ выбираем Форматировать как таблицу , выбираем понравишейся дизайн (при этом вам доступны 60 стандартных способа форматирования)
2. Способ 2 — Нажимаем Ctrl-T
3. Способ 3 — На ленте ВСТАВКА выбрать Таблица

далее подтверждаем координаты таблицы и факт наличия/отсутствия заголовков, нажимаем OK.

2.Форматирование

Если до того, как поумнеть, ваша таблица имела форматирование (рамки, цвета букв и фона и т.п.), то возможно вам стоит это форматирование сбросить, чтобы оно не «конфликтовало» с форматированием умной таблицы. Для этого:

1. Выделите таблицу целиком — проще всего 2 раза нажать Ctrl-A (латинская «A»!)
2. На ленте ГЛАВНАЯ щёлкните Стили ячеек , далее стиль Обычный

При этом все проблемы с форматированием сразу решаются. Однако вам придётся восстанавливать форматы столбцов ячеек: формат даты, времени, нюансы числового формата (типа количества знаков после точки), но это не очень сложно. В любом случае вам решать — сбрасывать форматирование этим способом, либо каким-то другим, менее «разрушительным», но знать о нём надо.

3.Предпросмотр стиля таблицы

Через меню Форматировать как таблицу вы можете увидеть, как будет выглядеть ваша таблица при приминении любого имеющегося стандартного стиля. Очень удобно и наглядно!

4.Прочие плюшки и полезности.

1. Чередующийся цвет строк или столбцов! Да знаете ли вы, что раньше для этого надо было 10 минут колдовать с условным форматированием с бубном и крысиными костями!. «А теперь? Оглянитесь вокруг, — какие вам корпуса понастроили, какие газоны разбили, водопровод, телевизор, газовая кухня, парники, цветники. «
2. Включение строки итогов одним нажатием!
3. Фильтр по умолчанию
4. Первый и последний столбец могут быть выделены жирным шрифтом
5. При прокрутке таблицы столбцы видны БЕЗ закрепления областей! Чего ж вам боле?!

5.Упрощенное выделение таблицы, столбцов, строк

6.Умная таблица имеет имя и его можно изменять

Хоть умная таблица и появляется в Диспетчере имен , но она не полностью равносильна именованному диапазону. Например, не получится напрямую столбец умной таблицы использовать в качестве источника строк для выпадающего списка функции Проверка данных (Data validation). Приходится создавать именованный диапазон, который ссылается уже на умную таблицу, тогда это работает. И в этом случае данный именованный диапазон, в случае добавления новых строк в умную таблицу, та расширяется автоматически, чем я очень люблю пользоваться и вам очень рекомендую.

7.Вставка срезов.

В Excel 2010 появилась такая полезная функция как срезы . Это наглядные фильтры, которые можно добавлять к сводным таблицам, а также и к умным таблицам тоже. Посмотрим как это работает:

8.Структурированные формулы.

Структурированные формулы оперируют не адресами ячеек и диапазонов, а столбцами умной таблицы, диапазонами столбцов и специальными областями таблиц (типа заголовков, строки итогов, всей областью данных таблицы). Смотрим:

Предупреждение для любителей полазить по иностранным сайтам: товарищи, учитывайте различия в региональных настройках России и западных стран (англоязычных то точно). В региональных настройках есть такой параметр, как » Разделитель элементов списка «. Так вот на Западе это запятая , а у нас точка с запятой . Поэтому, когда они пишут формулы в Excel, то параметры разделяются запятыми , а когда мы пишем, то — точкой с запятой . Тоже самое и в переводных книгах, везде.

12 простых приёмов для ускоренной работы в Excel

Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

В Telegram-канале «Лайфхакер» только лучшие тексты о технологиях, отношениях, спорте, кино и многом другом. Подписывайтесь!

В нашем Pinterest только лучшие тексты об отношениях, спорте, кино, здоровье и многом другом. Подписывайтесь!

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Предположим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.

3. Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Get It Now.

После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

5. Быстрый переход к нужному листу

Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

1. Выделите диапазон.
2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose). В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.

1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data → Validation).
3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

8. Умная таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:

1. Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
4. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

9. Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.

10. Восстановление несохранённых файлов

Представьте: вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет». Офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно: несколько последних часов работы пошли псу под хвост.

На самом деле есть шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» → «Последние» (File → Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).

В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:

1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
2. Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт» — и вот оно, долгожданное попадание!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Если этот обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!

«Умные» таблицы Excel

Начиная с Excel 2007 появилась возможность использовать так называемые «умные» таблицы Excel .

Для того чтобы преобразовать обычную таблицу в «умную» нужно выделить в обычной таблице любую ячейку, на вкладке меню Главная развернуть список Форматировать как таблицу и выбрать один из понравившихся стилей (см. рисунок выше) , либо использовать команды меню Вставка -> Таблица .

Это очень удобный и порой незаменимый инструмент Excel , который значительно облегчает жизнь пользователям. Но в программах ExcelSoft они пока не используются, потому что имеют множество недостатков, о которых часто умалчивают.

Сначала о достоинствах:

• преобразование вашей таблицы в "умную" придаст ей презентабельный «полосатый» внешний вид;
• "умная" таблица автоматически увеличивается размерах при добавлении данных правее последнего столбца или ниже последней строки. Причем при добавлении строк формулы в ячейках сохраняются. Еще один способ добавить в таблицу строки и столбцы — просто «потащить» ее за правый нижний угол;
• можно мгновенно создать строку итогов с результатами на ваш выбор (сумма, количество, среднее, минимум, максимум и т.д.);
• Excel автоматически присваивает имена столбцам «умной» таблицы, которые можно использовать в формулах.
• с умной таблицей очень удобно работать в надстройке Power Query . На мой взгляд это главное достоинство умных таблиц.

Недостатки «умной» таблицы – это продолжение ее достоинств:

• При большом количестве строк «умная» таблица начинает изрядно «тормозить» по сравнению с обычной. Ее «полосатый» внешний вид основан на том же принципе, что и условное форматирование, поэтому эта "фишка" потребляет много ресурсов компьютера. В больших таблицах рекомендуется эту красоту и возвращать «умной» таблице одноцветный внешний вид.

Кстати, если вам так хочется "полосатости", это легко можно сделать и для обычной таблицы. Достаточно задать для вашей таблицы правило условного форматирование вот с такой формулой: =ЕЧЁТН(СТРОКА()

• Если вы добавили строку итогов, то функция автоматического расширение «умной таблицы» по строкам при добавлении данных перестает работать. Это логично. Не могут же новые строки с данными быть после строки итогов. Расширить таблицу в этом случае можно только растаскиванием за уголок.

Замечу, что часто удобнее иметь итоговую строку вверху в шапке под наименованиями столбцов, чтобы она оставалась закрепленной на экране. Но в «умной» такой возможности нет.

• Первой строкой умной таблицы должны быть заголовки столбцов. Аналогичное требования предъявляются к исходным данным при создании сводных таблиц. Это лишает вас возможности делать сложные шапки, а также использовать одну из фишек ExcelSoft — строку суперфильтра.
• Если адресоваться к столбцам таблицы, используя наименования столбцов, которые «умная таблица» присвоила автоматически, то формулы могут стать «трехэтажными».

Например, для колонки, содержащей наименование контрагента, можно вручную задать имя диапазона, например КонтрИмя . Оно компактное, но информативное, поэтому его удобно использовать в формулах.

Второй вариант — использовать в формуле имя, присвоенное умной таблицей, например Таблица 1[Наименование контрагента] . Но если у вас сложные формулы, они станут в разы длиннее и просто нечитабельными.

Конечно можно принудительно поменять имена и адреса, но тогда где экономия времени от использования «умных» таблиц?

Вот пример не самой длинной формулы в ячейке на листе "Контрагенты" в программе ES: “Финансовое планирование и учет” , которая рассчитывает сальдо по контрагенту:

=ЕСЛИ(ИЛИ(НаТ1;НаТ4);ЕСЛИ($B19<>"";-СУММЕСЛИМН(КаПрихРасхБДР;КаДата;"<="&НаКД;КаНомКонтр;$U19;КаПодчинСправ;"КонтрИмя";КаВидУч;"Б")-СУММЕСЛИМН(РсПрихРасхБДР;РсДата;"<="&НаКД;РсНомКонтр;$U19;РсПодчинСправ;"КонтрИмя";РсВидУч;"Б") +СУММЕСЛИМН(ОпПрихРасхБДР;ОпДата;"<="&НаКД;ОпНомКонтр;$U19;ОпПодчСправКонтр;"КонтрИмя";ОпВидУч;"Б") +СУММЕСЛИМН(ОпПрихРасхБДР;ОпДата;"<="&НаКД;ОпНомКонтр;$U19;ОпПодчСправКонтр;"КонтрИмя";ОпВидУч;"НоБ");0);0)

Если вместо имен диапазонов были бы использованы имена столбцов, автоматически присвоенные «умной таблицей», длина формулы оказалась бы в 2-3 раза больше и разобраться в ней визуально стало бы намного сложнее.

• На защищенных листах функция ставки строк растаскивание за уголок или автоматическое расширение при добавлении данных не работает. Вставить строки внутри «умной» таблицы на защищенном листе также невозможно. И если для обычных таблиц есть «костыль» – использование методов Insert , Delete в макросах VBA, то умные таблицы Excel эти методы не поддерживают и как решить проблему вставки строк с помощью макросов пока непонятно.

• В Excel есть очень полезный инструмент – так называемые Представления . Представления позволяют запоминать внешний вид таблицы на заданном листе (закрепление областей, скрытые и видимые строки и столбцы, условия фильтрации и т.д.), что особенно удобно при подготовке отчетов. Более подробно о Представлениях можно почитать здесь . К сожалению, если в рабочей книге есть хоть одна «умная» таблица, использование Представлений становится невозможным.

• Еще один существенный недостаток «умных» таблиц в том, что при наличии в рабочей книге Excel хотя бы одной «умной» таблицы совместный доступ к файлу сделать невозможно. Excel предложит преобразовать все "умные" таблицы в обычные и удалить карты XML.

Представьте себе, как будет обидно, если вы сделали программу, отладили формулы (которые обращаются непосредственно к колонкам «умной» таблицы) и тут такой облом. Переделывать придется очень много. Я собственно так и попался в первый раз.

Конечно, совместный доступ к файлу — инструмент устаревший и имеет много ограничений. Но многие продолжают его использовать, т.к. альтернатива ему — совместное редактирование доступна пока лишь при подписке на Office 365 , что не всем компаниям по карману.

В заключении нужно отметить, что «умные» таблицы — это будущее Excel , уже наступившее:). Рано или поздно на них перейдут все . А по имеющимся недостаткам будем надеяться, что компания Microsoft исправит их добавит в коробочные версии MS Office .

Как создать умную таблицу в Excel?

При создании большой базы данных в Excel пригодится умная таблица. Если применить правильное форматирование и вписать нужные формулы, можно создать единую систему, которая будет автоматически изменяться при добавлении следующих данных.

Посмотрим, как в Excel создаются умные таблицы и какие инструменты можно юзать для работы с большим количеством цифр. Мы предлагаем обзор на 2016 версию. В отличие от 2003, 2007 и последующих версий программы функционал значительно расширился.

Создание умной таблицы в Excel

Суть в том, что разрозненные ячейки в диапазоне одного или нескольких столбцов приобретают свойства системы, целостного элемента. Если к столбцу добавить еще одну ячейку, она автоматически принимает форматирование и формулы всего столбца.

Создадим таблицу для вымышленного сайта, где нам нужно посчитать, например, заработанную сумму на кликах по рекламе.

Для начала применим обычное форматирование, чтобы сделать нашу таблицу: а) красивой, б) с единым форматированием. Выделяем любой элемент таблицы (можно просто кликнуть по первой ячейке), кликаем на «Форматировать как таблицу…» и выбираем любой понравившийся формат.

Или же нажимаем комбинацию клавиш Ctrl+T и выбираем стиль оформления из быстрого списка вверху.

Теперь добавленные к таблице новые строки будут автоматически отформатированы. При этом будут автоматически рассчитываться заданные для трех столбцов формулы – общая сумма за общее число кликов.

Кстати, интересная фишка. Когда ваша таблица достигнет больших размеров и не будет помещаться на одной странице, верхняя шапка с наименованиями останется. Вы будете прокручивать таблицу – и всегда видеть наименования столбцов.

Итоги в таблице

Если нам нужно подсчитать какие-то итоговые значения, можно применить специальную функцию. Кликаем на любую ячейку таблицу, после чего переходим в «Конструктор». Выставляем маркер напротив «Строка итогов». У нас в последней строке появилась общая сумма за все дни.

Хотя, если кликнуть на любую ячейку строки и развернуть список, можно подсчитать не только сумму.

Сортировка

Значения ячеек можно отсортировать, если кликнуть по наименованию столбца. В зависимости от значения, ячейки сортируются от старых к новым (дата), от меньшего к большему (число), от А до Я (слова) и т.д.

Удалить умную таблицу

Иногда бывает, что умную таблицу нужно переделать обратно в обычный диапазон ячеек. Для этого во вкладке «Конструктор» нажимаем на соответствующую иконку.

Итак, умная таблица в Эксель – полезная функция, которая создает единую систему ячеек и столбцов. Каждая новая добавленная ячейка принимает форматирование таблицы, автоматически рассчитываются формулы.